Αρχείο

Posts Tagged ‘effective meetings’

Πώς να κάνεις ένα αποτελεσματικό meeting – 9 τρόποι για να απογειώσεις το meeting σου!

Περιλαμβάνονται πρoτεινόμενα free templates…

“Για ποιο λόγο να κάνουμε meetings, πάλι τον χρόνο μας θα χάσουμε;”

“Είναι υποχρεωτικό να είμαι και εγώ, καλύτερα να συνεχίσω να δουλεύω!”

“Πω τί θα ακούσω πάλι, αφού στο τέλος δεν εφαρμόζεται τίποτα από ότι έχουμε πει!”

Εάν αυτές είναι οι πρώτες σκέψεις που σου έρχονται στο μυαλό, όταν ακούς πως σήμερα, αύριο ή την Παρασκευή θα είσαι σε ένα meeting με την ομάδα σου / εταιρία σου, τότε τα νέα είναι δυσάρεστα!

Κάτι πρέπει να γίνει… και εάν εσύ είσαι ο Project Manager, ο Team Leader ή οποιοσδήποτε που διοικεί ή ανήκει σε μια ομάδα, τότε αυτό πρέπει να γίνει από εσένα.

Αρχικά όμως πρέπει να καταλάβουμε το όφελος που έχει ένα Meeting.

1) Δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεσαι.

Εφόσον παρευρίσκονται οι πλέον ενδιαφερόμενοι στο Meeting, οτιδήποτε έχεις να πεις, είτε είναι οδηγίες – κατευθύνσεις είτε είναι μια ενημέρωση, σε μικρό χρονικό διάστημα με αμεσότητα το λες ΜΙΑ φορά. Δεν χρειάζεται να ενημερώνεις ξεχωριστά τον καθένα πόσο μάλλον να λύνεις ξανά και ξανά τις ίδιες απορίες! Ο χρόνος είναι χρήμα και τέτοιες λεπτομέρειες (ή και όχι λεπτομέρειες) κάνουν την διαφορά!

2) Δημιουργείς την αίσθηση της ομάδας και κερδίζει το Buy-in της.

Η λέξη «ομάδα» αρχίζει και παίρνει σάρκα και οστά. Υπάρχει οπτική επαφή, τριβή, διάλογος, συγκρούσεις. Μόνο μέσα από αυτά, τα μέλη της ομάδας, θα αναπτύξουν σχέσεις εμπιστοσύνης και θα αποκτήσουν το θάρρος να λένε αυτό που πιστεύουν, που είναι ζωτικής σημασίας για την ωρίμανση της.

3) Επιτυγχάνεται η Συνέργεια

Με λίγα λόγια η συνέργεια είναι αυτό που κάνει το 1+1 παραπάνω από 2. Μέσα στο Meeting συμβιώνουν οι διαφορετικότητες μας και σύμφωνα με τον Ηράκλειτο  ”τὸ ἀντίξουν συμφέρον καὶ ἐκ τῶν διαφερόντων καλλίστην ἁρμονίαν” – Το αντίθετο συγκλίνει, και απ’ τις διαφορές (γεννιέται) η πιο όμορφη αρμονία. Πώς αλλιώς θα βρεθούν οι αποτελεσματικότερες λύσεις και οι πιο καινοτόμες ιδίες;

Πως θα εκτινάξεις λοιπόν την αποδοτικότητα του Meeting σου;

Ένα σωστό Meeting έχει τρία μέρη.

Πριν το Meeting:

  1. Αποφάσισε εάν χρειάζεται όντως ένα meeting. Κάποιες φορές ένα τηλεφώνημα ή ένα email αρκούν.
  2. Συνέταξε την Meeting Agenda! Γράψε μέσα τον σκοπό που γίνεται το meeting, τα άτομα που πιστεύεις πρέπει να βρίσκονται σε αυτό, τι θα συζητηθεί και για πόσο χρόνο. Μην ξεχάσεις να στείλεις την ατζέντα σε όλους.
  3. Διάλεξε προσεχτικά την διάρκεια του Meeting. Θα πρέπει να είναι αρκετή ώστε να ακουστούν όλοι οι συμμετέχοντες αλλά και σύντομη για να μην τους κουράσει.
  4. Μην υπερβαίνεις τα οχτώ άτομα μέσα στο meeting, αυξάνονται υπερβολικά τα κανάλια επικοινωνίας (κ.ε = ν*(ν-1)/2 όπου ν= οι συμμετέχοντες)

Κατά την διάρκεια του Meeting:

5. Όρισε τον Time Keeper. Αυτός θα ελέγχει τόσο τον χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε θέμα που συζητιέται όσο και τον χρόνο που μιλάει ο καθένας. Όταν τον υπερβαίνετε πρέπει να το επισημαίνει

6. Όρισε τον Γραμματέα. Αυτός θα καταγράφει το τι συζητήθηκε κατά την διάρκεια του Meeting, τι αποφάσεις λάβατε κλπ.

7. ΜΗΝ μιλάς όλη την ώρα! Κουράζει! Μοίρασε τον χρόνο στους συμμετέχοντες, όλοι έχουν ανάγκη να πουν την γνώμη τους.

8. Δώσε το δικαίωμα σε όλα τα μέλη της ομάδας να αποχωρήσουν από το Meeting εάν πιστεύουν ότι δεν αξίζει να παρευρίσκονται σε αυτό. Καλύτερα να φύγει όσο το δυνατόν γρηγορότερα παρά να χάνει τον χρόνο του!

Μετά το Meeting: Είναι η σημαντικότερη φάση και αυτή που παραλείπεται πιο συχνά.

9. Θυμάσαι τον Γραμματέα και όλα αυτά που έγραφε; Τώρα είναι που θα φανεί η αξία του. Το Meeting τελείωσε αλλά ακόμα οφείλεις να κάνεις κάτι τελευταίο για να είναι αποτελεσματικό. Δεδομένου ότι άνθρωποι ξεχνάνε, στείλε στους συμμετέχοντες τα Minutes of Meeting. Αυτό είναι το έγγραφο που περιλαμβάνει τα θέματα που συζητήθηκαν, τις αποφάσεις που λήφθηκαν, τις απορρέουσες αρμοδιότητες, εργασίες και ευθύνες που προέκυψαν, θέματα που χρήζουν αποσαφήνισης στο μέλλον, κ.α. Στείλε το έγγραφο όσο το δυνατόν γρηγορότερα στα μέλη, όχι αργότερα από δύο μέρες, για να τους κρατήσεις engaged.

Εφάρμοσε τις συμβουλές και θα δεις αμέσως αποτελέσματα. Να θυμάσαι δεν χρειάζεται να ανακαλύπτεις τον τροχό! Χρησιμοποίησε τα OPAs της εταιρίας σου!

Δες εάν έχει ο οργανισμός σου έτοιμα templates για το Meeting Agenda και το Minutes of Meetings. Εάν δεν υπάρχει κάτι στον οργανισμό βρες κάποιο που σε βολεύει και προσάρμοσέ τα στην φιλοσοφία της εταιρίας σου… κάνε tailoring!

By Lazaros Kiriakidis, MilEng, PMP®
 

Όποιος ενδιαφέρεται να μάθει περισσότερα για OPAs, Tailoring και πολλά περισσότερα μπορεί να επικοινωνήσει μαζί μας στο info@gkseminars.gr  

Free templates for Meeting Agenda and Minutes of meeting :

Advertisement