Posts Tagged ‘PMP’

Twenty Common Mistakes Made by New or Inexperienced Project Managers (1st part)

By Dr. H. Kerzner

The list below shows twenty of the most common mistakes that young or inexperienced project managers make. Obviously there are more than twenty mistakes, and many of these may be unique to specific industries. However, the list is a good starting point for understanding why many project managers get into trouble because of their own doing.5-ways-new-company-success1

MISTAKE #1: Too Much Detail

Inexperienced project managers tend to become enamored with work breakdown structures. One newly appointed project manager asked me to review his WBS for an IT project. The thirty-day project had 340 work packages and some of the work packages were broken down into minutes rather than hours or days.

While the PM was proud of his accomplishment in the creation of a “micro-level” WBS, he neglected to consider the amount of time and effort required by the team to manage at that level of detail. The cost involved to establish possibly 340 charge numbers and track them accordingly could easily increase the management support cost of the project by fifty percent or more.

Project managers must establish an appropriate WBS level from which to manage. Creating a highly detailed WBS is an invitation to micromanage a project, thus alienating functional managers.

MISTAKE #2: Pretending to Know More than You Actually Do

The size and complexity of today’s projects should make it clear to project managers that they must rely heavily upon the assigned subject matter experts and functional leads for technical direction and support. On some projects, such as in R & D, project manager assignments may be dictated by a requirement for a command of technology rather than just an understanding, but this is an exception rather than the rule. Good project managers know their limitations and never try to dictate a solution without first consulting with the true experts.

MISTAKE #3: Preparing an Ambitious Schedule 

The more inexperienced the project manager, the more optimistic he or she becomes when preparing the schedule baseline. While ambitious schedules are nice to have, they are often unrealistic and can make matters worse. Customers are never told that the schedule is ambitious and therefore believe the schedule is realistic. The customers then focus on the milestone dates and now, when the milestones slip from ambitious to reality, you have an unhappy customer who wonders what other surprises will show up next.

MISTAKE #4: Overreliance on Repeatable Processes 

Companies may spend years creating an enterprise project management (EPM) methodology. The intent is that the methodology will be used on all projects for all customers and from cradle to grave. While the intent has merit, EPM methodologies do not account for every possible problem that can exist on every project. Having blind faith in the expectation that repeatable processes will solve your problems is a mistake. Repeatable processes appear in the form of guidelines, forms, templates and checklists. Repeatable processes are NOT a replacement or substitute for management attention, effective decision-making, or problem-solving. They are simply tools for the PM to use, and as we all know, projects are managed by people rather than tools.

MISTAKE #5: Ignoring Problems 

All projects have problems. Inexperienced project managers believe that sufficient time exists to solve these problems only to discover that the costs of correcting these problems later on in the project life cycle was significantly more expensive than making the repairs in the earlier stages of the project.

MISTAKE #6: Failing to Share Accountability with Functional Managers 

When negotiating for deliverables, the functional resources still remain under the direct supervision and control of the functional manager. Under this scenario, the functional managers must be willing to share responsibility for the success with the project manager.

Inexperienced project managers believe that they have single person accountability and responsibility for the project’s success. It is a mistake for the project manager not to share this responsibility with the functional managers. Sometimes, executive support is necessary to enforce this shared accountability because it might not be part of the corporate culture.

MISTAKE #7: Gold-plating the Deliverables 

Most project managers want to placate the customer. However, there are limits as to how far the project manager should go. Gold-plating the deliverables after the scope has been agreed to can be very costly. In addition, the customer might be led to believe that they can get these gold-plated “add-ons” for free on future projects because the new standard had been set.

MISTAKE #8: Failing to Understand What Stakeholders and Sponsors Want to Hear 

One of the requirements to pass the PMP® exam is an understanding of Cost Management and more specifically, the formulas attributed to earned value measurement. Although there is obviously merit in this, earned value measurement is only part of what stakeholders and sponsors want to hear. It is imperative that, as part of stakeholder management, project managers interview the stakeholders to learn what information they deem as important.

Every stakeholder may want a different set of tracking metrics or key performance indicators (KPI). The project manager may then find it necessary to develop a different performance dashboard for each stakeholder. This could incur significant costs if not planned for in the budget.

MISTAKE #9: Not Fully Understanding Requirements 

The more inexperienced the project manager, the greater the likelihood the project manager will use his/her interpretation of the requirements rather than consulting with the subject matter experts. This can lead to misdirection in the technical approach and expensive changes in the later stages of the project.

There are underlying issues that can create this problem, the most prevalent one being the timing of when to bring the project manager on board. The 4th edition of the PMBOK® Guide discusses understanding stakeholder requirements. Oftentimes, it is not the project manager that directly interfaces with the stakeholders initially but more so sales and marketing personnel that may be required to prepare a proposal as part of competitive bidding. The project manager then inherits the requirements and may not be fully aware of the assumptions that went into the preparation of the proposal.

MISTAKE #10: Refusing to Ask for Help 

One of the most common mistakes made by inexperienced project managers is the belief that asking for help will make them seem incompetent in the eyes of their peers and management. Nothing could be further from the truth. Good project managers know their limitations and always see out help at the earliest possible time.

Refusing to seek out help can result in schedule slippages, and cost overruns. If the project manager delays too long in seeking help, the number of options to correct the problem can diminish. Sponsors should encourage project managers to ask for help at the earliest possible time, but not to expect the sponsor to be the dumping ground for all problems that the project manager cannot resolve.


Το επόμενο πρόγραμμα μας στην Αθήνα: http://wp.me/P13Eps-7N

Το επόμενο πρόγραμμα μας στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-7c

Το επόμενο πρόγραμμα μας στο Βόλο:  http://wp.me/P13Eps-a2

Και προγράμματα MS Project στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-5j

Οι θέσεις είναι περιοσμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.

Κατηγορίες:Uncategorized Ετικέτες: ,

Ολοκλήρωση PMP® Prep course στην Αθήνα – Φεβ 2013

1Με αισιοδοξία και ενθουσιασμό ολοκληρώθηκε το δεύτερο μέρος του προγράμματος προετοιμασίας για τις εξετάσεις PMP® -Project management professional.

Το τριήμερο και το διήμερο εργαστήρι είναι αρκετά απαιτητικό γιατί η προσπάθεια μας δεν περιορίζεται στην απόκτηση της πιστοποίησης αλλά και την ουσιαστική γνώση του project management σύμφωνα με το πρότυπο του PMI®.

3Οι συμμετέχοντες εμπλέκονταν ενεργά στο εργαστήρι με συζήτηση, ασκήσεις, εμπειρίες.

Το πρόγραμμα θα συνεχισθεί με βάση τον εκπαιδευτικό του σχεδιασμό με εξ αποστάσεως καθοδήγηση και κατεύθυνση από τον εισηγητή μέσω πλατφόρμας ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης. Με τον τρόπο αυτό επιδιώκεται η ασφαλής ολοκλήρωση της προετοιμασίας από όλους.

Ευχόμαστε ολόψυχα καλή συνέχεια στην προσπάθεια και επιτυχία στις εξετάσεις!!!


Τι είπαν οι ίδιοι οι συμμετέχοντες:

«Το πρόγραμμα ήταν μία εμπειρία ζωής για μένα!! Τα δυνατά του σημεία είναι η εμπειρία, οι γνώσεις και ο τρόπος παρουσίασης του εκπαιδευτή. Είχε πολλές ασκήσεις που βοηθούσαν στην κατανόηση της θεωρίας.» Ν

«Είναι, πράγματι, ένα έναυσμα και ερέθισμα για διαφορετικό τρόπο ζωής, αντίληψης των πραγμάτων και του τρόπου εργασίας. Καταλαβαίνω γιατί έχει τόση αξία διεθνώς. Βέβαια το κλειδί ήταν ο τρόπος και η μεταδοτικότητα του εισηγητή!» Ι

«Σαφείς οδηγίες, σύντομες διαλέξεις ανάθεματική ενότητα, σε βάθος συζήτηση, πολλά παραδείγματα και ακόμη περισσότερες ασκήσεις!!! Μου άρεσε η σύνδεση των διαφόρων εργαλείων με την πραγματικότητα και την καθημερινότητα. Ιδιαίτερα έμπειρος εισηγητής.» Γ

«Πάθος και ενθουσιασμός για προσφορά γνώσης από τον εισηγητή!» Γ

«Πλούσιο εκπαιδευτικό υλικό και ξεκάθαρη δομή. Σαφής οδηγίες για τον τρόπο και το περιεχόμενο μελέτης μέχρι την εξέταση.» Π

«Το συστήνω χωρίς επιφύλαξη. Θεωρώ ότι βοηθά κάθε επαγγελματία σε κάθε τομέα!» Β

«Τα δυνατά σημεία του προγράμματος αφορούν την πολύ καλή δόμηση του, την ποιότητα του υλικού που παρέχεται και κυρίως την επάρκεια και τις ικανότητες του εισηγητή κ.Κυριακίδη.»

«Δομή, εκπαιδευτικό υλικό, συνέπεια, κατανομή χρόνου και φυσικά η μεταδοτικότητα του εκπαιδευτή»


Το επόμενο πρόγραμμα μας στην Αθήνα: http://wp.me/P13Eps-7N

Το επόμενο πρόγραμμα μας στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-7c

Το επόμενο πρόγραμμα μας στο Βόλο:  http://wp.me/P13Eps-a2

Και προγράμματα MS Project στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-5j

Οι θέσεις είναι περιοσμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.

Note: “PMI”, “PMP”, and “PMBOK Guide” are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

One more certified PMP® from our distance learning program.

Ο Θανάσης από το Βόλο είναι ο νέος μας πιστοποιημένος PMP®. Παρακολούθησε το πρόγραμμα εξ αποστάσεως εκπαίδευσης γιατί λόγω επαγγελματικών υποχρεώσεων δεν μπορούσε να παρεβρεθεί σε κάποιο πρόγραμμα αίθουσας (Αθήνα – Θεσσαλονίκη).

Όλα πήγαν καλά. Η προσπάθεια του μεγάλη και ο εθουσιασμός του από την πρώτη στιγμή φανερός για το πεδίο του project management.

Ευχόμαστε Θανάση θερμά να αξιοποιήσεις με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τη νέα αυτή κατάκτηση σου.

Παραθέτουμε τα λόγια του ιδίου:

» Πέρασα τις εξετάσεις πριν λίγες ημέρες και έχοντας ολοκληρώσει ένα κύκλο (εκπαίδευση – μελέτη – εξετάσεις), θα ήθελα να μοιραστώ μερικές σκέψεις. Παρακολούθηση τη συγκεκριμένη εκπαίδευση μέσω της πλατφόρμας της humanasset εξ’ αποστάσεως. Η αμεσότητα που παρέχεται από το σύστημα, σε συνδυασμό με τον τρόπο διδασκαλίας του κ. Κυριακίδη, θεωρώ ότι έπαιξαν καταλυτικό ρόλο στην κατανόηση και την εκμάθηση των σχετικών με το PMP®. Λαμβάνοντας υπόψη ότι το πρόγραμμα σε ότι αφορά την ώρα διδασκαλίας έχει περιθώρια προσαρμογής, με την κατανόηση του εκπαιδευτή, δίνεται σημαντική ευκαιρία σε όσους εργάζονται ή/και έχουν οικογένεια, όπως στη δική μου περίπτωση, να παρακολουθήσουν.


            Σαν τρόπο μελέτης, πρέπει να πω ότι το Study Guide και οι σημειώσεις που προέκυπταν από την εξαιρετική πραγματικά διδασκαλία του κ. Κυριακίδη κατά τη διάρκεια των μαθημάτων, σε συνδυασμό με επαναλήψεις, αποτέλεσαν τη βάση της γνώσης. Το Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), τα test στην πλατφόρμα του moodle,τα mock tests και τελικά το βιβλίο της Rita, παγιώνουν τη γνώση και καθιστούν τον εκπαιδευόμενο έτοιμο για τις εξετάσεις. Για να είμαστε ειλικρινείς, σταδιακά χρειάζεται να αφιερώνει κάποιος αρκετές ώρες μελέτης για να φτάσει μέχρι τις εξετάσεις, κάτι σαν ‘S’ curve δηλαδή!


            Προσωπικά, κατά τη διάρκεια του course, συμπλήρωσα κενά που είχα, στον τρόπο που προσεγγίζω τα «έργα» που συνήθως καλούμε να διαχειριστώ, βελτίωσα σημαντικά τις τεχνικές και τα εργαλεία μου(tools) και πιστεύω ότι γενικότερα έγινα πιο αποτελεσματικός. Αυτό συνίσταται σαφώς στη μεθοδολογία του PMI και στα tools που χρησιμοποιούνται στις διάφορες διεργασίες. Θεωρώ ότι αποτελεί απαραίτητο εφόδιο για πολλά στελέχη τόσο στον ιδιωτικό όσο και στο δημόσιο τομέα, όχι μόνο ως τυπικό προσόν αλλά κυρίως ως μεθοδολογία διαχείρισης έργων και ως τρόπο σκέψης.


            Ευχαριστώ ολόθερμα τον κ.Κυριακίδη, που αναπτύσσοντας τις δικές του εξαιρετικές ικανότητες στη διδασκαλία σε συνδυασμό με την αστείρευτη διάθεσή του, παρείχε σε μένα υψηλού επιπέδου εκπαίδευση. Καλή συνέχεια και πάντα επιτυχίες.»

Ευχαριστούμε για τα καλά σου λόγια.


Το επόμενο πρόγραμμα μας στην Αθήνα: http://wp.me/P13Eps-y

Το επόμενο πρόγραμμα μας στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-7c

Και προγράμματα MS Project στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-5j

Οι θέσεις είναι περιοσμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.


Note: “PMI”, “PMP”, and “PMBOK Guide” are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

Κατηγορίες:Uncategorized Ετικέτες: ,

Thanasis is the new PMP®-Project management professional!!!

Ο Θανάσης είναι στρατιωτικός. Πέτυχε να πάρει την πιστοποίηση PMP® με υψηλή βαθμολογία. Ακόμη ένας οικογενειάρχης (με τρία παιδιά) και μάλιστα με σίγουρη δουλειά (? όσο σίγουροι μπορούμε να είμαστε στις μέρες μας). Η προσπάθεια αυτή είναι, όπως τονίζουμε πάντα, μια οικογενειακή υπόθεση. 

Ευχόμαστε στο Θανάση κάθε επαγγελματική επιτυχία. Βέβαια, με το ανήσυχο πνεύμα και τον ενθουσιασμό που έχει αυτά θεωρούνται σίγουρα.

Οι επιτυχίες των συμμετεχόντων στα προγράμματα μας συνεχίζονται.

Το ποσοστό επιτυχίας 95% κρατά το ενδιαφέρον για το πρόγραμμα σε υψηλά επίπεδα.

Τι μας έγραψε ο Θανάσης για την εμπειρία του από το πρόγραμμα:

«Μετά την πρόσφατη εμπειρία μου (και ευτυχώς επιτυχημένη…) στις εξετάσεις για τη πιστοποίηση PMP®, αισθάνομαι την ανάγκη να ευχαριστήσω τον καθηγητή μας  κ. Γιώργο Κυριακίδη, που ήταν για όλο το διάστημα καθοδηγητής και αρωγός.

Είχα την τύχη να τον έχω εκπαιδευτή για δεύτερη φορά τα τελευταία 5 χρόνια ( η 1η ήταν στην Σχολή Διοίκησης και Επιτελών το 2007) και οι γνώσεις – εμπειρίες που αποκόμισα και στις δύο περιπτώσεις είναι ανεκτίμητες τόσο σαν επαγγελματίας όσο και σαν άτομο. 

Από την πρώτη ημέρα του σεμιναρίου δεν χρειάστηκε πολύ ώρα για να  πειστώ για την χρησιμότητα της πιστοποίησης PMP® και την σημασία που έχει τις δύσκολες ημέρες που διανύουμε τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.

Κατά την διάρκεια των μαθημάτων με την καθοδήγηση και την μεθοδικότητα του εκπαιδευτή μας αλλά και με την βοήθεια των βιβλίων και σημειώσεων που μας χορήγησε, οι συμμετέχοντες είχαμε την δυνατότητα να κατανοήσουμε πλήρως το πρότυπο κατά PMI® σχετικά με την διαχείριση έργων και να μυηθούμε σε ένα διαφορετικό τρόπο σκέψης και λογικής σχετικά με θέματα που καλύπτουν πεδία όπως διαχείριση κόστους-χρόνου-ποιότητας και ρίσκου. Η ευγένεια, μεταδοτικότητα αλλά και ο γενικότερος τρόπος προσέγγισης της εκπαίδευσης από τον κ. Κυριακίδη είναι κάτι που προσωπικά δεν έχω ξανασυναντήσει σε άλλους εκπαιδευτές και μπορώ με βεβαιότητα να πω ότι πέρα των γνώσεων, επιπρόσθετα κέρδισα και έναν μέντορα, δεδομένου ότι αυτός με ώθησε, μετά την πρώτη μας επαφή το 2007, να ασχοληθώ και εγώ ενεργά με τον μαγικό κόσμο της εκπαίδευσης.

Περνώντας στο κομμάτι της  προετοιμασίας για τις εξετάσεις, η προετοιμασία είναι αρκετά απαιτητική αλλά στο βαθμό δυσκολίας που αναμένεται από μια πιστοποίηση του κύρους και της σοβαρότητας του PMP καθώς το PMI κάνει τα πάντα ώστε να διασφαλίσει την ποιότητα και το κύρος του. Με μεθοδικό-στοχευμένο διάβασμα, την συνεχή καθοδήγηση και την βοήθεια του κ. Κυριακίδη όλα πηγαίνουν ρολόι. Προσωπικά δεν άφησα αδιάβαστο κανένα κομμάτι των βοηθημάτων που μας δόθηκαν και αυτό με γέμισε με αυτοπεποίθηση για το τελικό αποτέλεσμα αλλά και με βοήθησε να δώσω τις εξετάσεις την χρονική στιγμή που είχα από την αρχή προγραμματίσει και τελικά να περάσω. Δεν ήταν σίγουρα κάτι εύκολο αλλά το καλό είναι ότι στο τέλος ένιωσα ότι κατάφερα κάτι πολύ σημαντικό.


Σε ευχαριστούμε για τα καλά λόγια.

Θερμά συγχαρτήρια και πάντα επιτυχίες!


Το επόμενο πρόγραμμα μας στην Αθήνα: http://wp.me/P13Eps-2v

Το επόμενο πρόγραμμα μας στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-7c

Και πρόγραμμα MS Project στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-5j

Οι θέσεις είναι περιοσμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.


Note: “PMI”, “PMP”, and “PMBOK Guide” are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

Κατηγορίες:Uncategorized Ετικέτες: , ,

Top 10 Open Source Web-Based Project Management Software

#1: Codendi

Codendi is an open-source collaborative development platform offered by Xerox. From only one interface, it gathers, all the needed tools for software development teams: management and versioning of code, bugs, requirements, documents, reporting, tests etc. It is mainly used for managing software project processes.

#2: Redmine

Redmine is a flexible project management web application. Written using Ruby on Rails framework, it is cross-platform and cross-database. It includes calendar and gantt charts to aid visual representation of projects and their deadlines.

#3: ProjectPier

ProjectPier is a Free, Open-Source, self-hosted PHP application for managing tasks, projects and teams through an intuitive web interface. ProjectPier will help your organization communicate, collaborate and get things done Its function is similar to commercial groupware/project management products, but allows the freedom and scalability of self-hosting.

#4: Trac

Trac is an open source, web-based project management and bug-tracking tool. Trac allows hyperlinking information between a computer bug database, revision control and wiki content. It also serves as a web interface to a version control system like Subversion, Git, Mercurial, Bazaar and Darcs.

#5: Project HQ

Project HQ is a collaborative open source project management tool, similar to Basecamp and activeCollab. Project HQ is built on open source technologies like Python, Pylons and SQLAlchemy and is fully database independent. Project HQ uses a structured workflow to assist you in managing your projects.

#6: Collabtive

Collabtive is a web-based project management software that is being published as Open Source software. The project was started in November 2007. It strives to provide an Open Source alternative to proprietary tools like Basecamp or ActiveCollab.

#7: eGroupWare

eGroupWare is a free open source groupware software intended for businesses from small to enterprises. Its primary functions allow users to manage contacts, appointments, projects and to-do lists.

It is used either via its native web-interface, making access platform-independent, or by using different supported groupware clients, such as Kontact, Novell Evolution, or Microsoft Outlook. It can also be used by mobile phone or PDA via SyncML.

#8: KForge

KForge is an open-source (GPL) system for managing software and knowledge projects. It re-uses existing best-of-breed tools such as a versioned storage (subversion), a tracker (trac), and wiki (trac or moinmoin), integrating them with the system’s own facilities (projects, users, permissions etc). KForge also provides a complete web interface for project administration as well a fully-developed plugin system so that new services and features can be easily added.

#9: OpenGoo

It is a complete online solution focused on improving productivity, collaboration, communication and management of your teams. OpenGoo main features include document management, contact management, e-mail, project management, and time management. Text documents and presentations can be created and edited online. Files can be uploaded, organized and shared, independent of file formats.

#10: ClockingIT

ClockingIT is a free Project Management solution, which helps your team stay focused and on top of things.

Resource: http://www.cyberciti.biz/tips/open-source-project-management-software.html

Τα προγράμματα μας για την προετοιμασία πιστοποίησης PMP-Project management professional (το πιο ποιοτικό και το πιο φτηνό πρόγραμμα στην Ελληνική αγορά). Και εκτός Θεσσαλονίκης – Αθήνας με εξ αποστάσεως εκπαίδευση.

Το επόμενο πρόγραμμα μας στην Αθήνα: http://wp.me/P13Eps-2v

Το επόμενο πρόγραμμα μας στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-7c

Και πρόγραμμα MS Project στη Θεσσαλονίκη: http://wp.me/P13Eps-5j

Οι θέσεις είναι περιοσμένες σε κάθε πρόγραμμα για λόγους ποιότητας και αποτελεσματικότητας.

Κατηγορίες:Uncategorized Ετικέτες: