Αρχείο

Posts Tagged ‘team leader’

Πώς να κάνεις ένα αποτελεσματικό meeting – 9 τρόποι για να απογειώσεις το meeting σου!

Περιλαμβάνονται πρoτεινόμενα free templates…

“Για ποιο λόγο να κάνουμε meetings, πάλι τον χρόνο μας θα χάσουμε;”

“Είναι υποχρεωτικό να είμαι και εγώ, καλύτερα να συνεχίσω να δουλεύω!”

“Πω τί θα ακούσω πάλι, αφού στο τέλος δεν εφαρμόζεται τίποτα από ότι έχουμε πει!”

Εάν αυτές είναι οι πρώτες σκέψεις που σου έρχονται στο μυαλό, όταν ακούς πως σήμερα, αύριο ή την Παρασκευή θα είσαι σε ένα meeting με την ομάδα σου / εταιρία σου, τότε τα νέα είναι δυσάρεστα!

Κάτι πρέπει να γίνει… και εάν εσύ είσαι ο Project Manager, ο Team Leader ή οποιοσδήποτε που διοικεί ή ανήκει σε μια ομάδα, τότε αυτό πρέπει να γίνει από εσένα.

Αρχικά όμως πρέπει να καταλάβουμε το όφελος που έχει ένα Meeting.

1) Δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεσαι.

Εφόσον παρευρίσκονται οι πλέον ενδιαφερόμενοι στο Meeting, οτιδήποτε έχεις να πεις, είτε είναι οδηγίες – κατευθύνσεις είτε είναι μια ενημέρωση, σε μικρό χρονικό διάστημα με αμεσότητα το λες ΜΙΑ φορά. Δεν χρειάζεται να ενημερώνεις ξεχωριστά τον καθένα πόσο μάλλον να λύνεις ξανά και ξανά τις ίδιες απορίες! Ο χρόνος είναι χρήμα και τέτοιες λεπτομέρειες (ή και όχι λεπτομέρειες) κάνουν την διαφορά!

2) Δημιουργείς την αίσθηση της ομάδας και κερδίζει το Buy-in της.

Η λέξη «ομάδα» αρχίζει και παίρνει σάρκα και οστά. Υπάρχει οπτική επαφή, τριβή, διάλογος, συγκρούσεις. Μόνο μέσα από αυτά, τα μέλη της ομάδας, θα αναπτύξουν σχέσεις εμπιστοσύνης και θα αποκτήσουν το θάρρος να λένε αυτό που πιστεύουν, που είναι ζωτικής σημασίας για την ωρίμανση της.

3) Επιτυγχάνεται η Συνέργεια

Με λίγα λόγια η συνέργεια είναι αυτό που κάνει το 1+1 παραπάνω από 2. Μέσα στο Meeting συμβιώνουν οι διαφορετικότητες μας και σύμφωνα με τον Ηράκλειτο  ”τὸ ἀντίξουν συμφέρον καὶ ἐκ τῶν διαφερόντων καλλίστην ἁρμονίαν” – Το αντίθετο συγκλίνει, και απ’ τις διαφορές (γεννιέται) η πιο όμορφη αρμονία. Πώς αλλιώς θα βρεθούν οι αποτελεσματικότερες λύσεις και οι πιο καινοτόμες ιδίες;

Πως θα εκτινάξεις λοιπόν την αποδοτικότητα του Meeting σου;

Ένα σωστό Meeting έχει τρία μέρη.

Πριν το Meeting:

  1. Αποφάσισε εάν χρειάζεται όντως ένα meeting. Κάποιες φορές ένα τηλεφώνημα ή ένα email αρκούν.
  2. Συνέταξε την Meeting Agenda! Γράψε μέσα τον σκοπό που γίνεται το meeting, τα άτομα που πιστεύεις πρέπει να βρίσκονται σε αυτό, τι θα συζητηθεί και για πόσο χρόνο. Μην ξεχάσεις να στείλεις την ατζέντα σε όλους.
  3. Διάλεξε προσεχτικά την διάρκεια του Meeting. Θα πρέπει να είναι αρκετή ώστε να ακουστούν όλοι οι συμμετέχοντες αλλά και σύντομη για να μην τους κουράσει.
  4. Μην υπερβαίνεις τα οχτώ άτομα μέσα στο meeting, αυξάνονται υπερβολικά τα κανάλια επικοινωνίας (κ.ε = ν*(ν-1)/2 όπου ν= οι συμμετέχοντες)

Κατά την διάρκεια του Meeting:

5. Όρισε τον Time Keeper. Αυτός θα ελέγχει τόσο τον χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε θέμα που συζητιέται όσο και τον χρόνο που μιλάει ο καθένας. Όταν τον υπερβαίνετε πρέπει να το επισημαίνει

6. Όρισε τον Γραμματέα. Αυτός θα καταγράφει το τι συζητήθηκε κατά την διάρκεια του Meeting, τι αποφάσεις λάβατε κλπ.

7. ΜΗΝ μιλάς όλη την ώρα! Κουράζει! Μοίρασε τον χρόνο στους συμμετέχοντες, όλοι έχουν ανάγκη να πουν την γνώμη τους.

8. Δώσε το δικαίωμα σε όλα τα μέλη της ομάδας να αποχωρήσουν από το Meeting εάν πιστεύουν ότι δεν αξίζει να παρευρίσκονται σε αυτό. Καλύτερα να φύγει όσο το δυνατόν γρηγορότερα παρά να χάνει τον χρόνο του!

Μετά το Meeting: Είναι η σημαντικότερη φάση και αυτή που παραλείπεται πιο συχνά.

9. Θυμάσαι τον Γραμματέα και όλα αυτά που έγραφε; Τώρα είναι που θα φανεί η αξία του. Το Meeting τελείωσε αλλά ακόμα οφείλεις να κάνεις κάτι τελευταίο για να είναι αποτελεσματικό. Δεδομένου ότι άνθρωποι ξεχνάνε, στείλε στους συμμετέχοντες τα Minutes of Meeting. Αυτό είναι το έγγραφο που περιλαμβάνει τα θέματα που συζητήθηκαν, τις αποφάσεις που λήφθηκαν, τις απορρέουσες αρμοδιότητες, εργασίες και ευθύνες που προέκυψαν, θέματα που χρήζουν αποσαφήνισης στο μέλλον, κ.α. Στείλε το έγγραφο όσο το δυνατόν γρηγορότερα στα μέλη, όχι αργότερα από δύο μέρες, για να τους κρατήσεις engaged.

Εφάρμοσε τις συμβουλές και θα δεις αμέσως αποτελέσματα. Να θυμάσαι δεν χρειάζεται να ανακαλύπτεις τον τροχό! Χρησιμοποίησε τα OPAs της εταιρίας σου!

Δες εάν έχει ο οργανισμός σου έτοιμα templates για το Meeting Agenda και το Minutes of Meetings. Εάν δεν υπάρχει κάτι στον οργανισμό βρες κάποιο που σε βολεύει και προσάρμοσέ τα στην φιλοσοφία της εταιρίας σου… κάνε tailoring!

By Lazaros Kiriakidis, MilEng, PMP®
 

Όποιος ενδιαφέρεται να μάθει περισσότερα για OPAs, Tailoring και πολλά περισσότερα μπορεί να επικοινωνήσει μαζί μας στο info@gkseminars.gr  

Free templates for Meeting Agenda and Minutes of meeting :

Η Facebook Technologies…Meta-ονομάζεται

Επικαιρότητα μέσα από τα μάτια του Manager

Ερμηνεύοντας το Σήμερα μέσω του Management

Η ανθρώπινη επαφή είναι πολύ σημαντική, τόσο για την αμεσότητα ροής πληροφοριών όσο και για την δημιουργία του σημαντικότερου συναισθήματος για την επιβίωση του ανθρώπου…

Όπως λέει ο Simon Sinek η επιβίωση μας, εξαρτάται από την ικανότητα μας να συναναστρεφόμαστε με άτομα με τα οποία μοιραζόμαστε κοινά πιστεύω, αντιλήψεις και ιδέες…. και όταν το κάνουμε αυτό κάτι μαγικό συμβαίνει…. Η εμπιστοσύνη γεννιέται.

Η εμπιστοσύνη πως τα άτομα που μας περιτριγυρίζουν δεν θα μας την φέρουν πισώπλατα, θα μας βοηθήσουν όταν το χρειαστούμε και θα μας σηκώσουν όταν σκοντάψουμε, είναι ένα ζωτικό συναίσθημα που μας επιτρέπει να πάρουμε ρίσκα, να πειραματιστούμε, να ανακαλύψουμε το άγνωστο.

Η εμπιστοσύνη όμως, για να αναπτυχθεί και να  ευδοκιμήσει απαιτεί ανθρώπινη επαφή όπως λέει και η θεωρία Mirror Neuron (https://en.wikipedia.org/wiki/Mirror_neuron ). Ε αυτή η αίσθηση της ανθρώπινης επαφής δεν υπάρχει όταν βρισκόμαστε στο Instagram , στο fb και στο tik tok που περνάμε άπειρες ώρες.

Και σε ακούω να λες «Πώς κολλάει όλο αυτό με τον Μαρκ Ζούκερμπεργκ και το “Meta”».

Facebook: Ο Μαρκ Ζούκερμπεργκ ανακοίνωσε κι επίσημα τη μετονομασία του σε Meta

Σκέφτεται λοιπόν ο Ζούκερμπεργκ “ Πώς θα δημιουργήσω την ίδια αίσθηση της ανθρώπινης επαφής που λέει η θεωρία Mirror Neuron, χωρίς να χρειάζεται ο άλλος να σηκωθεί από τον καναπέ”…και τσουπ, του σκάει η ιδέα… “ αυτό μπορώ να το κάνω εγώ”.

Θα φτιάξω έναν ψηφιακό κόσμο”.

Αντί λοιπόν να χρειαστεί ο χρήστης να βγει από το σπίτι του , θα βγαίνει το avatar του στον ψηφιακό κόσμο που θα του φτιάξει, εκεί θα πραγματοποιείται και η διαδικασία του Mirror Neuron και θα αναπτύσσεται η ζητούμενη εμπιστοσύνη μεταξύ των χρηστών.

Είσαι Project Manager και δεν καταλαβαίνεις που θα σε ωφελήσει αυτό που διαβάζεις εδώ και τρία λεπτά;…. Μπράβο είσαι σε καλό δρόμο, γιατί ένας σωστός manager αξιοποιεί το κάθε του δευτερόλεπτο!

Στην πραγματικότητα ΕΣΥ ως leader της ομάδας σου έχεις τον ρόλο του Μαρκ Ζούκερμπεργκ, δηλαδή την δυνατότητα και την ευθύνη να δημιουργήσεις το περιβάλλον μέσα στο οποίο θα αναπτυχθεί η εμπιστοσύνη μεταξύ των μελών της!

Μόνο έτσι θα συνεργάζονται τα μέλη της αποτελεσματικά και θα βρίσκονται στο στάδιο PERFORMANCE, όπως λέει και ο Tuckman στην θεωρία του για τα 5 Στάδια Απόδοσης της Ομάδας.

Πώς μπορείς να το κάνεις;

1) Πες τους για ποιον λόγο είστε ομάδα! Μίλα τους για τον κοινό σας στόχο και κέρδισε το Buy – in τους.

2) Συζήτησε μαζί τους, τα ground rules. Βάλτε από νωρίς στην ομάδα κανόνες π.χ. καπνίζουμε έξω από το γραφείο ή το καλαμάκι είναι αυτό που βάζουμε στον καφέ και όχι το πιτόγυρο…οτιδήποτε σημαντικό μπορεί να οδηγήσει σε ένα conflict στο μέλλον.

3) Επιδίωκε τo Assertiveness. Τι είναι αυτό;

Εάν κάτι σε ενοχλεί ή γίνεται λάθος μην το κρατάς μέσα σου. Επικοινώνησε το με την ομάδα. Βρες όμως τον κατάλληλο τρόπο να το επικοινωνήσεις, μην γίνεσαι επιθετικός, μην προσβάλεις.

Θες να μάθεις περισσότερα για την ηγεσία; Το εκπαιδευτικό μας πρόγραμμα για εταιρίες είναι εδώ: http://www.gkseminars.gr/com/13_Ekpaideysh-Gia-Mesaia-Stelexh

Προγραμματισμένα εκπαιδευτικά προγράμματα για σένα:

PMP® preparation course by distance – έναρξη 5 Νοεμβρίου 2021

Disciplined Agile Scrum Master (DASM)™ Prep Course – έναρξη 8 Νοεμβρίου 2021

Disciplined Agile Senior Scrum Master (DASSM)™ Prep CourseStart date: 16 November 2021

Certified Associate in Project Management (CAPM)® preparation course by distanceέναρξη: 30 Νοεμβρίου 2021